Escribir un email hoy en día puede parecer sencillo. Que resulte profesional y efectivo, no tanto. Apunta estos consejos y consigue que tus emails profesionales en inglés obtengan la atención que merecen.
1. Escribe asuntos concisos
Para empezar, intenta que el asunto de tus emails sea corto y preciso. Evita escribir frases o desarrollar información que vas a tratar en el cuerpo de correo. Por ejemplo:
❌ Do you know if order K-872Y has been delivered to the recipient?
✔️ Order K-872Y – Tracking.
2. Escoge el grado de formalidad adecuado
El grado de formalidad marcará la estructura y el tono que deberás utilizar en todo el email, comenzando por el saludo. Es conveniente que lo adecues según el grado de confianza con el destinatario.
Formalidad baja: Hello, Lewis.
Formalidad media: Good afternoon, Helen.
Formalidad alta: Dear Mrs. Williams.
3. Facilita la lectura de tu cuerpo de email
Si es la primera vez que escribes a alguien, lo normal es que te presentes y expongas el motivo del email. Por ejemplo: My name is Carolina Fernández and I’m writing to you to…
Los motivos pueden ser diversos:
- Agradecimiento – I am writing to thank you for…
- Solicitud de información – I am writing to ask/inquire about…
- Dar información – I am writing to inform you about…
- Seguimiento – I am writing to follow up on…
En cuanto a la extensión, lo ideal es que el cuerpo de correo no se extienda más allá de 3 o 4 párrafos. Aunque a veces el propio contenido que tenemos que enviar nos impide ser breves, es una pauta que debemos considerar de manera general. Del mismo modo, es recomendable que tus frases sean cortas y concisas.
4. Ten en cuenta las diferencias culturales
Algo que en español puede sonar normal, en inglés puede resultar agresivo. Mientras que los británicos son menos directos e intentan evitar siempre el conflicto, los estadounidenses y canadienses suelen ir al grano, pareciéndose más a la forma de comunicación española.
Si escribes a una persona británica, trata de prestar especial atención al tono y la manera con la que enfocas la información de tus emails.
5. Elabora bien tu despedida
Despedirte con un simple thanks puede resultar bastante pobre e incluso cortante. Puedes aprovechar el cierre de tu email para aportar un toque de cercanía y positividad a tu mensaje. Por ejemplo:
- I’d appreciate your help with this matter.
- Looking forward to your thoughts on this.
- Let me know when a good time for you is.
- You’re more than welcome to call me.
Como siempre, la elección de la frase a utilizar dependerá del grado de formalidad que tenga tu mensaje.
Algunas frases más formales podrían ser:
- I look forward to hearing from you soon.
- I look forward to your reply.
- Please, don’t hesitate to contact me if you have any further questions.
- Please, keep me informed of any updates.
- Let me know if there is anything else I can help you with.
- Please do contact me if you wish to set up a meeting to go over this matter.
Si no te convence ninguna de las anteriores y prefieres ser más breve, puedes terminar con alguna variación de thanks o incluso combinarlo todo.
- Many thanks!
- Much appreciated!
- Thank you for your understanding
- Thank you for your consideration
6. Revisa tu email antes de enviarlo.
Antes de darle al botón de enviar, lee de nuevo tu email y asegúrate de lo siguiente:
✓ El mensaje es claro.
✓ No cometes errores ortográficos o de coherencia.
✓ Está expresado de la manera más breve posible (si no es así, acorta frases innecesarias).
✓ La formalidad es la adecuada teniendo en cuenta el destinatario.
✓ Eres agradecido y tu manera de expresarte en inglés no resulta agresiva.
En definitiva, todo se resume en tener en cuenta quién es tu destinatario para adaptar el contenido que quieras enviarle.
Esperamos que este post te ayude de ahora en adelante a mejorar tus emails profesionales en inglés. Visita el resto de posts de nuestro blog para seguir mejorando tu nivel de business English. Esperamos volver a verte pronto.
